FileMaker 導入以前、同社では請求後の入金管理（督促管理）がExcelに依存しており、これが深刻なトラブルの温床となっていた。担当者であった福村氏は、当時の状況を次のように振り返っている。

「当時Excelは同時編集ができなかったため、誰かがファイルを開けたまま帰ってしまうと、他の人は作業ができないという問題がありました。さらに、お客様からお金をいただいて入金処理をしているにもかかわらず、誰かが保存ボタンを押さないとデータが消えてしまうことがあり、結果的に再度お客様に督促の電話をする、というクレームに繋がったこともありましたね…」（福村氏）

この高い業務負荷を軽減するため、入金消込の自動化は現場の切実な願いであった。その後、念願のFileMaker を導入したものの、長年の改修と拡張によって、やがて3つの大きなリスクが顕在化していたのである。

• 一つ目の課題は、処理遅延による現場の大きな負担であった。システムの裏側は「スパゲッティ化」し、データ作成時には1分もの待ち時間が発生するなど、深刻な遅延を招いていた。

• 二つ目の課題は、「脱サーバー（脱オンプレミス）」の指令である。サーバーのノーメンテナンス利用が長期間継続された結果、IT部門から環境刷新の指示が出されたのだ。

• 三つ目の課題は、テレワークの非効率性である。VPN接続が必須であり、接続できたとしても事務処理に通常の1.5倍程度の時間がかかるなど、業務効率を大きく妨げていた。

これらの課題解決に向け、当初は価格が抑えられるパッケージ製品も検討された。しかし、既存の自動化機能が失われるという提案がなされると、現場からは「お金をかけて機能が後退するシステムは使いたくない」という強いこだわりが示されたのである。
最終的に同社は、既存のFileMaker 資産を活かしつつ、クラウド移行を実現できるパートナーの選定を最重要ミッションとするに至った。

システム改修において、「裏側がスパゲッティ化しているため、引き受けられるか不安」といった理由で他社に断られた経験があったため、同社にとってパートナー選定における「安心感」は最重要項目であった。
そのような中で、株式会社サポータスに依頼する決め手となったのは、以下の3つの「安心」条件をすべて満たしていた点にある。

• 一つは金額面（予算に合わせた提案力）。

• 二つ目はシステムを通しての業務効率（既存FileMakerの改修能力）。

• 三つ目は使い勝手（柔軟なUI/UXの実現力）である。

特に、上場準備企業として重視していた事業継続性（BCP）やクラウド化の要件に加え、FileMaker プラチナパートナーとしての受賞実績やFileMaker 認定技術者が50名超であるという層の厚さは、経営会議向けの稟議書にそのまま活用できる「説得材料」となった。
この確信をさらに強めたのが、サポータスとデザイナーである吉﨑氏（エストレージャスワークス）による協業体制であった。技術的な知識を持たない担当者に対し、サポータス側の担当者が専門用語を噛み砕いて、目線を下げて説明するという対応に、福村氏は大きな信頼を寄せた。
さらに、吉﨑氏が要望を基に画面イメージ（画像）を盛り込んだ要件定義書とロードマップを作成し、共通認識のイメージ図を示すことで開発への不安が解消された。この、技術用語を「翻訳」し、計画を「見える化」する伴走体制こそが、同社の迅速な決断を後押しした最大の要因であった。

最も大きな効果が現れたのは、システムの改修を強く望んでいた入金消込業務である。
従来、2名体制で約16時間かかっていた処理が、改修後はわずか2時間で完了するようになった。
また、日々の振込入金処理についても、劇的な短縮が実現した。それまで1日30〜40分を要していた作業が、5分前後へと短縮されたのである。これは、サポータスが逆提案した「予測変換機能」によって、入金額から該当顧客候補が自動表示されるようになった結果である。福村氏は「判断に迷う時間が大幅に減った」と、その手応えを語っている。

さらに、データ整理をしたことで、動作の遅延も根本的に改善された。かつて1分近く待たされていた画面処理は即時表示へと変化し、現場の業務は“流れるような動き”を取り戻したといえる。
機能面だけでなく、吉﨑氏によるデザイン面の刷新も大きな貢献を果たした。現場の利用者が直感的に扱えるUIへと生まれ変わり、女性社員が多い部署に合わせたビタミンカラーの明るい色彩設計は視認性が高く、操作が自然に入ってくるため、誰もが使いやすいシステムであると同時にフレンドリーな「相棒」へ進化したのだ。
結果として、開発とデザインが一体となった今回の改善は、単なる作業時間の短縮にとどまらず、現場の心理的負担を大きく軽減したのである。

今回のクラウド化は、同社の働き方を根本から変えた。
これまで「社内に戻らないと確認できない」情報が、外出先でも即時参照できるようになった結果、営業担当者は顧客対応の精度と速度を一気に高めることができたのである。間接部門とのやり取りが減ったことで、営業は顧客との対話に時間を割けるようになり、その結果として複合機販売は前年比118％という明確な成果につながった。
また、テレワーク環境が完全に整備されたことで、特に主婦層の働きやすさが向上した。ICTソリューション部 副部長の千葉氏は、この変革の意義を次のように述べる。

「どこでも働きやすい環境づくりは結果として従業員満足度の向上に繋がり、結果的に企業価値を押し上げることができています。」

さらに、顧客履歴や注意点がFileMaker に詳細に蓄積できるようになり、事前把握によるトラブル回避が可能となった点も大きい。営業が事前に状況を理解して訪問できるため、クレームの芽を早期に摘む体制が構築されたのである。

FileMaker の導入によって業務負荷が大幅に軽減された今、同社はさらなる付加価値創造へと繋げようとしている。ICTソリューション部 副部長の千葉氏は、今後の展望について次のように力強く語る。

「今のファイルメーカーにまだ伸ばせる余地があるなら、可能性をもっと引き出したい。例えばCRM領域の強化です。検索性や情報の深さを高め、顧客対応の質をもう一段引き上げたいと考えています。そのほかにも紙の契約書のOCR読み込み、CTI連携による通話記録の自動集約など、最新技術との連携も様々考えています。」

FileMaker を核としたDX推進を通じて、同社は業務効率化に成功し、今や売上向上と働きがいという二つの成果を手に入れた。サポータスは、この成長を止めないための最適なソリューションを提案し続け、「IT技術と人の最高の融合で進化し続けること」を目指す同社の隣で、サポータスは、これからも挑戦を支え続ける。